En ny spelplan tar form där hyresgästers behov av flexibla arbetsplatser ökar markant

Den nordiska och globala kontorsmarknaden genomgår en grundläggande transformation som inte bara handlar om ökade vakanser, utan om det mer svårfångade nyckeltalet nyttjandegrad. Efter pandemins ”work-from-anywhere”-revolution nyttjas många kontor bara till 30–50 % av sin kapacitet. När leasingavtal nu löper ut ser många en möjlighet att rightsiza sina kontorslokaler. Den här nedskalningen skapar paradoxalt nog nya utmaningar, som kapacitetsbrist när för många medarbetare vill vara på plats samtidigt eller brist på mötesrum när kontorets egna inte räcker till.

De flexibla ytorna som en gång betraktades som ett nischat alternativ till traditionella hyresavtal har nu börjat utvecklas till att bli en etablerad del av både hyresgästers och fastighetsägares överväganden. I takt med att marknaden förändras uppstår en avgörande fråga för fastighetsägaren: hur bör de agera? Svaret ligger i att gå bortom den traditionella hyresmodellen.

För hyresgäster innebär utvecklingen en önskan om en kontorsportfölj av arbetsmiljöer som kan justeras över tid: touch-down-ytor nära hemmet, möteskapacitet som kompletterar huvudkontoret, projektmiljöer för temporära team och hubbar för hybridarbete. För fastighetsägare innebär det ett skifte från passiv uthyrning till en plattform som även levererar extrakapacitet, service och data i realtid. Det räcker inte längre att hyra ut kvadratmeter – man behöver erbjuda flexibilitet i kombination med funktion. Utmaningen är att inte ”ge bort” flexaffären till externa coworking-operatörer, utan att själv möta kundernas behov.

Det optimala kundvärdet uppstår när kärnytan kombineras med ett lager av flexytor och tjänster som aktiveras vid behov – styrt av efterfrågedata, prissatt dynamiskt och tillgängligt via sömlösa digitala gränssnitt. Det kräver portföljlogik snarare än objekttänk, och en operativ modell som kan skala över flera avtalsformer: från långtidskontrakt till abonnemang och on-demand-lösningar.

Pionjärerna visar vägen

I den här dynamiska marknaden har en grupp visionära fastighetsägare – så kallade Brandlords – tagit ledningen. Aktörer som Boston Properties (BXP), British Land (Storey), Vasakronan (Arena), Fabege (WAW/CoW) och Antilooppi har byggt framgångsrika egna flexvarumärken som tydligt visar värdeskapandet.

Boston Properties i USA illustrerar transformationen särskilt väl. Redan runt 2019 identifierade BXP över 110 aktiva andrahandsuthyrningar i sin Boston-portfölj – i praktiken mindre bolag som hyrde i andra hand från primära hyresgäster. Detta avslöjade en betydande “osynlig” efterfrågan på flexibla lösningar som den traditionella modellen inte fångade upp.

Som svar lanserade BXP sitt eget koncept, FLEX by BXP, och började systematiskt konvertera ytor till plug-and-play-lösningar. Fokus låg på kortare hyresavtal, snabb inflyttning och modulära ytor som kan anpassas efter projekt och teamstorlek. På så sätt kunde de själva fånga den efterfrågan som tidigare gick till andrahandsmarknaden och externa coworking-aktörer.

Resultaten är tydliga: FLEX-ytorna uppnår hyrespremier på cirka 60 % (80 USD per kvadratfot jämfört med 50 USD för traditionella korttidsaffärer) och upprätthåller stark beläggning även under svagare marknadslägen. Dessutom är omsättningshastigheten hög – flexvåningar hyrs ut på ungefär en månad, jämfört med betydligt längre cykler för traditionell yta.

BXP:s resa visar hur en fastighetsägare kan gå från att reaktivt hantera sublease-marknaden till att proaktivt skapa en egen produktlinje, där både intäkter och kundrelationer fördjupas.  

En ny era för kontoret

Den här utvecklingen markerar mer än bara en strukturell förändring – det är en strategisk omprövning av vad det moderna kontoret ska vara och hur värde skapas, upprätthålls och skalas inom det.

Vi står inför en framtid där kontorsytans värde inte längre mäts i kvadratmeter, utan i användning och upplevd funktion. Aktörer som systematiskt kombinerar en styrbar kärnyta med ett välkalibrerat flexlager – stödda av skalbar drift och datadriven styrning – får högre hyrespremier, snabbare absorption, djupare kundrelationer och mer resilienta portföljer över marknadscyklerna.

Från traditionell uthyrning till Brandlord-modellen

Idag är det allt fler fastighetsägare som byggt och bygger egna varumärken för flexibla arbetsplatser och färdig-inredda kontor, i stället för att lämna flexsegmentet till externa operatörer. De integrerar flexibla och delade ytor i sina fastigheter för att erbjuda en dynamisk kombination av traditionella hyresavtal med tillhörande flexytor ofta paketerade som en del av ett tjänsteerbjudande.

”Plus, inte kontra”

Ledande Brandlords som Boston Properties tillämpar en ”plus, inte kontra”-strategi – de överger inte långtidsavtalen, utan kompletterar dem med ett flexlager. Strategin tjänar flera syften: fånga ytterligare efterfrågesegment, tillgodose befintliga hyresgästers kortsiktiga behov och optimera tillgångens prestation under marknadssvängningar. Modellen visar att flexytor kan fungera både som intäktsmotor och som lojalitetsverktyg – många flexhyresgäster är dotterbolag eller projektteam till befintliga långtidskunder.

I London var British Land tidigt ute med Storey (2017), följt av Landsec med MYO (2019) och därefter Great Portland Estates med Fully Managed samt CEG med Let Ready. Londons roll som globalt finans- och technav, kombinerad med efterfrågan på kortare avtal och konkurrens från exempelvis WeWork, skapade en gynnsam miljö för ägarledda flexsatsningar. London är nu världens mest mogna flexmarknad, där flex utgör cirka 10 % av stadens kontorsbestånd.

I Norden kom utvecklingen något senare, men med liknande strategisk inriktning. Castellum tog sitt första steg 2019 genom förvärvet av United Spaces. Samma år lanserade Vasakronan sitt coworkingkoncept Arena. Strax därefter följde Antilooppi i Helsingfors med POOL och Fabege i Stockholm med WAW och senare CoW. De nordiska initiativen utmärker sig genom starkt fokus på kvalitet, hållbarhet och en helhetlig hyresgästupplevelse.

I dag driver British Land, Landsec och Great Portland Estates betydande flexportföljer med imponerande beläggning (cirka 85–90 %) och hyror omkring 20 % högre än traditionella. I Storbritannien kallas de här fastighetsägarna för ”Brandlords”, vilket markerar att fastighetsägarna själva bygger både varumärket och kundresan kring flexytorna. 

För att få en djupare förståelse för den här utvecklingen behöver vi backa bandet och analysera hur hyresgästernas kontorsbehov har förändrats. Brandlord-initiativen tog form redan före pandemin, men det var pandemins genomslag och det hybrida arbetssättet som på allvar satte fart på utvecklingen.

Hyresgästens behov: En dynamisk portfölj av arbetsplatser

Många företag idag behöver en mångfacetterad portfölj av arbetsplatser där varje del fyller ett specifikt strategiskt syfte. Företag som Allstate, BP, Santander, Google, Husqvarna, Scania, Zuora, Atlassian och GitHub visar hur olika portföljer kan fungera i praktiken med en kombination av fasta ytor, företagsdrivna coworkinghubbar, communitybaserade miljöer samt tillgång till on-demand-coworking både lokalt, nationellt och globalt.

Huvudkontoret är fortsatt viktigt och fungerar som kulturell och organisatorisk ankare – en plats där varumärkesidentitet, ledarskap och gemensamma ritualer uttrycks. Allt oftare designas dock huvudkontoret inte som en traditionell ”skrivbordsfabrik”, utan som en ”flagship store”. Medarbetare attraheras av hög designkvalitet, utmärkt service och unika upplevelser. Huvudytan är fortsatt ett kraftfullt rekryteringsverktyg och en fysisk manifestation av organisationens kultur och varumärke. Den här ytan är fortsatt strategisk viktig för både fastighetsägaren och hyresgästen och den signas forsättningvis på många år även om ytan tendrar att bli färre kvadratmeter än traditionellt. 

Flex blir avgörande när närhet och bekvämlighet styr

Hybridarbetet har gjort närhet och bekvämlighet till centrala komponenter i arbetsplatsstrategin. Därför kompletterar många företag sitt huvudkontor med mindre flexhubbar nära medarbetarnas hem. Dessa hubbar är mindre formella än huvudkontoret men samtidigt mer sociala och samarbetsinriktade än hemmakontoret. De fungerar som en praktisk mellanmiljö för fokusarbete, möten och spontant teamwork.

Flexhubbarna bidrar också till att avlasta huvudkontoret. Det kan ske genom ”overflow-kapacitet” – en avtalad buffert av extra platser eller mötestimmar – eller genom rabatterad tillgång till coworkingytor och mötesrum i samma byggnad, i närområdet eller på andra orter. Ett attraktivt koncept för hyresgästen är att bygga in 15–20 procents toppkapacitet i sina huvudavtal, vilket innebär att de har tillgång till extra arbetsplatser utöver sin basyta. På så sätt kan de hantera dagar då fler än normalt är på plats, utan att behöva bära kostnaden för permanent outnyttjad yta.

Resultatet blir kortare pendlingstider, jämnare nyttjandegrad och en bättre vardagsupplevelse för medarbetarna – samtidigt som företaget slipper binda kapital i onödigt stor basyta.

Boston Properties erfarenheter visar ytterligare en dimension: befintliga hyresgäster behöver i allt högre grad temporära ytor för specialprojekt, “swing space” under ombyggnationer eller separata ytor för innovationsteam. De fann att många flexhyresgäster är ”dotterbolag eller team till långtidskunder” med särskilda projekt. Den här typen av bryggyta är särskilt värdefull vid ombyggnationer och lokalanpassningar, M&A-integrationer, produktlanseringar och andra perioder av snabb upp- eller nedskalning – när team behöver tillfälliga ytor utan att binda upp långsiktiga kontrakt.

Räckvidd och flexibilitet

Alla medarbetare är inte bundna till ett kontor eller en hubb. Fält- och kundnära roller – exempelvis sälj, konsulttjänster, kundansvar, revision eller rekrytering – behöver ofta ad hoc-tillgång till mötesrum eller arbetsplatser nära kundens läge. Här fungerar coworkingnätverk och dagspass som arbetslivets ”last mile”: de levererar kapacitet samma dag, på rätt plats och vid rätt tid, utan att företaget behöver öppna nya kontor.

För att detta ska fungera i praktiken, och inte leda till krånglig administration, krävs en teknisk lösning som kombinerar policy och styrning med smidiga användarflöden. Det innebär att organisationen kan sätta ramar för budget och godkända operatörer, medan medarbetarna får en enkel upplevelse via SSO-inloggning, intuitiv bokning, automatiserad fakturering och standardiserad rapportering. På så sätt blir användningen både enkel för individen och styrbar för företaget.

Även fastighetsägare kan här spela en central roll. De med portföljer över flera orter kan erbjuda hyresgäster ett gemensamt flexerbjudande med geografisk räckvidd. Och en fastighetsägare med begränsad räckvidd kan istället bygga strategiska partnerskap med andra fastighetsägare för att tillsammans leverera ett likande erbjudande.

Sammantaget fyller varje komponent en tydlig funktion: huvudkontoret bygger kultur och identitet, hubbarna skapar närhet och vardagsrytm, och coworkingnätverken ger räckvidd och smidighet där affären faktiskt sker. Tillsammans utgör de en balanserad portfölj som förenar kostnadseffektivitet, medarbetarupplevelse och anpassningsförmåga – och som kan styras och utvecklas datadrivet i takt med att arbetssätt och beteenden förändras.

Vad är en Brandlord? 

En Brandlord är en fastighetsägare som integrerat flexibla arbetsplatsprodukter – såsom coworkingytor, mötesrum, eventytor, studios och färdig-inredda kontor med service – under ett eget varumärke. Erbjudandet drivs av fastighetsägaren själv, inte av en tredje part. Flexytorna kan finnas i en enskild byggnad eller över en hel portfölj och marknadsförs under namn som Storey (British Land), MYO (Landsec), POOL (Antilooppi), FLEX by BXP (Boston Properties), United Spaces (Castellum) och Arena (Vasakronan). Varumärkena signalerar en viss servicenivå och tydlig differentiering.

Brandlords är särskilt vanliga i London och utgör en växande andel av flexmarknaden.

Hyresgäster tecknar typiskt korta licenser eller managementavtal som gör att ytan kan anpassas över tid. Det skiljer sig från traditionella coworking- eller servicekontorskoncept eftersom fastighetsägaren behåller det operativa greppet, varumärkeskapitalet och datan – samtidigt som man fångar en större del av uppsidan.

Drivkrafter bakom att bli Brandlord

Flera starka krafter driver fastighetsägare att utveckla egna varumärken och bli Brandlords:

Portföljsrisk och ”flight-to-quality” är två parallella trender som påverkar kontorsmarknaden:

• Traditionella avtal: Företag lämnar äldre, mindre attraktiva byggnader till förmån för moderna fastigheter med hög kvalitet, stark ESG-profil och bättre lägen. ”Flight-to-quality” gör att premiumfastigheter behåller eller stärker sin attraktionskraft, medan äldre ytor riskerar att bli svåruthyrda.
  
  

• Flexibilitet: Samtidigt efterfrågas kortare avtal och flexibla villkor, även i premiumlägen. Hyresgäster vill kunna anpassa sin yta över tid.

Ett tydligt exempel på hur denna dynamik kan omsättas i praktiken är Boston Properties. Runt 2019 identifierade bolaget över 110 aktiva andrahandsavtal i sina egna fastigheter – ofta små ytor med korta löptider – där de saknade direkt kundrelation. Genom att lansera FLEX by BXP kunde de fånga upp denna ”osynliga” efterfrågan, bygga relationer direkt med hyresgästerna och skapa broar till större åtaganden över tid.

Dynamiken rymmer både risk och möjlighet. Risken är att ytor som inte möter kvalitets- och flexibilitetskrav snabbt tappar hyresgäster. Möjligheten är att kombinera traditionella hyresavtal med ett eget flexerbjudande under det egna varumärket – ett alternativ som i allt högre grad blir förstahandsvalet. Marknadsdatan understryker skiftet: sedan 2019 har utbudet av ”managed offices” i Storbritannien ökat med 895 %, och 2024 stod managementavtal för 41 % av nya affärer (upp från 9 % före pandemin).

Ytterligare en drivkraft är hybridarbete och konkurrensen om talang. Hybridarbetet har inte gjort huvudkontoret mindre viktigt – tvärtom. När människor kan välja var de arbetar blir huvudkontoret en ännu viktigare plats för att bygga kultur, identitet och gemenskap. Det måste vara ett ställe som medarbetarna vill komma tillbaka till, som erbjuder energi, tillhörighet och en upplevelse man inte får hemma.

Samtidigt behöver huvudkontoret kompletteras med flexkapacitet som är lika välkomnande. Overflow-ytor, hubbar och coworking ska inte bara vara funktionella reservlösningar, utan miljöer där medarbetare faktiskt trivs, vill mötas och kan samarbeta effektivt. När både huvudkontoret och flexytorna håller hög kvalitet blir resultatet en fysisk arbetsplatsportfölj som stärker relationer, ökar närvaron och gör det lättare att locka tillbaka människor till gemensamma arbetsdagar.

Plug-and-play och kostnadseffektivitet förstärker logiken. Allt fler företag vill undvika höga capex och tidskrävande inredningsprojekt. Fullt möblerade och utrustade kontor med service möjliggör snabb inflytt utan stora investeringar, vilket passar särskilt väl för projekt, tillväxtbolag och internationella aktörer. Ägare som erbjuder plug-and-play på flexibla villkor sänker trösklarna och skapar tydliga konkurrensfördelar.

Slutligen kan flex fungera som en inkubator för framtida långtidsaffärer. Boston Properties visar t ex hur flexytor kan fungera som en effektiv tillväxtpipeline. Deras kund, Constant Contact började med en liten korttidslokal men växte senare till 250 000 kvadratfot som långtidskund. 

Operativa modeller och produktstrategier: Att bygga en hållbar flexaffär

För att framgångsrikt implementera varumärkesledda flexarbetsplatser är det viktigt att utgå ifrån:

1. Affärslogik

2. Operativ modell och avtalsstruktur

3. Produktstrategi

Affärslogik: Intäktsdrivet eller amenitydrivet?

När du utvecklar flexytor behöver du fundera på om ytan eller ytorna primärt ska fungera som en kommersiell intäktsmotor, eller som en ”amenity” för att stärka fastighetens attraktionskraft och hyresgästlojalitet? Det är ett grundläggande val som styr din operativa modell och produktstrategi.

• Kommersiell logik: Fokus på intäkt och avkastning För att uppnå god lönsamhet som en kommersiell intäktsmotor krävs ofta större ytor – vanligtvis runt 1 500–2 000 kvm – för att uppnå de skalfördelar (economies of scale) som krävs. Det här gör det möjligt att täcka hyror, drift, teknik och personal på ett effektivare sätt, samtidigt som ytan levererar en avkastning som är jämförbar med, eller högre än, traditionella hyreskontrakt. Den här logiken kan även inkludera hyresgästprioritering. Det innebär att du exempelvis garanterar tillgång till mötesrum eller erbjuder rabatter för befintliga hyresgäster. Även om detta kan innebära att den direkta intäkten per kvadratmeter inte maximeras, stärker det fastighetens attraktionskraft, ökar kundlojaliteten och bidrar till en högre retention i portföljen. 

• Amenity-logik: Ofta mindre ytor (under 1000 kvm) som kan motiveras när det primära målet är att höja byggnadens totala värde. Det här görs genom att erbjuda hyresgästerna eftertraktade bekvämligheter som mötesrum, lounger, eventytor eller wellness-faciliteter. Här handlar det inte primärt om att maximera intäkten på varje enskild kvadratmeter, utan om att öka kundlojaliteten, attrahera nya hyresgäster och säkerställa retention.
  
  

• Hybridansats: Boston Properties visar en tredje väg som kombinerar båda. Deras flexvåningar genererar betydande hyrespremier (60 % över traditionella korttidsaffärer) samtidigt som de fungerar som amenity som stärker retention. Modellen visar att även relativt små flexfotavtryck (2–5 % av byggnadens yta) kan ge meningsfull finansiell effekt och fördjupa relationer med befintliga kunder.
  
  

Operativa modeller och avtalsstrukturer: Fördelning av risk och kontroll

Valet av operativ modell och avtalsform påverkar risk, intäktsfördelning och hur mycket kontroll du som ägare behåller.

Operativa modeller (drift):

• Eget driftansvar (full kontroll): Fastighetsägaren sköter bemanning, service och daglig drift. Det ger full kontroll över varumärke och upplevelse samt maximal uppsida – men ägaren tar hela den operativa risken.
  
  

• Operatör under ägarens varumärke (kontrollerad outsourcing): En partner sköter drift och bemanning enligt ägarens koncept, varumärke och servicenivåer. Kan kombineras med olika avtalsstrukturer.

Avtalsstrukturer (risk/intäkt):

• Managementavtal (delad kontroll, delad risk/uppsida): Ägaren behåller ytan och varumärkesstrategin, operatören driver verksamheten mot fast ersättning och/eller intäktsandel (ex. infinitSpace, IWG).
  
  

• Vinstdelning/hybrid (alignerade incitament): Ägare och operatör delar risk och uppsida (ex. Convene, Runway East).
  
  

• Franchise (varumärkeslicens): Ägaren använder ett etablerat externt varumärke och dess processer mot avgift. Snabb väg till marknaden utan att bygga eget varumärke från grunden (ex. Venture X, Serendipity Labs).
  
  

• Hyresavtal (lease): Traditionellt – ägaren hyr ut ytan till extern operatör. Låg risk för ägaren men ingen del i uppsidan och svagare direkt kundrelation (ex. WeWork, Convendum, Helio).

Produktstrategier – fem framgångsrika koncept för flex

Beroende på vald affärslogik, operativ modell och avtal kan flera produktstrategier användas. Koncepten kan kombineras i samma portfölj för att nå olika målgrupper och behov – en robust ”tiered portfolio of spaces and services”.

Kompakt flex

• Storlek: 250–1 000 kvm

• Innehåll: Grundläggande behov – mötesrum, lounge, mindre eventyta, ev ett fåtal privata kontor

• Drift: Innovativ, kostnadseffektiv struktur – kan vara obemmande alternativt med personal på plats under ett antal timmar per dag eller olika dagar. 

• Logik: Ofta amenitydrivet, men kan fungera hybridmässigt där intäkter bär kostnaderna

Fullskalig coworking/flexhubb

• Storlek: 2 000–5 000+ kvm

• Innehåll: Öppet coworking, privata kontor, mötesrum, eventytor, café, breda servicefunktioner

• Placering: Ofta i/vid större fastigheter för synergier och flöden. Exempel: British Land (Storey), Antilooppi (POOL), Vasakronan (Arena), Castellum (United Spaces).

• Logik: Primärt kommersiell; hög kvalitet/service stärker även intresset för närliggande traditionella kontor

Fullt möblerade kontor med service

• Målgrupp: Team om cirka 10–100 personer som vill ha ”plug-and-play”

• Erbjudande: Fullt möblerat/utrustat med coworkinglik service (reception, städ, IT, bokningsbara mötesrum). 

• Affärseffekt: Ger ofta premiumhyror och snabb inflytt; hyresgäster slipper capex. Förhöjer totalupplevelsen

• Logik: Intäktsdrivet och strategisk amenity

Nischade coworkingkoncept

• Fokus: Sektorspecifika miljöer (life science, fintech, startup, spel, musik)

• Genomförande: Ofta i nära samarbete med kluster/institutioner

• Storlek: Vanligen 1 500+ kvm för bärkraft och community

• Exempel: Mission Kitchen (mat), Until (wellness), Epicenter(tech), STIM (musik)

• Logik: Primärt kommersiell – stärker samtidigt ägarens varumärke i valda segment och bygger lojalitet

Möten och event 

• Storlek: Från ett fåtal mötesrum till studios, rooftops och kompletta konferensanläggningar

• Attraktion: Höjer byggnadens värde med moderna mötesmiljöer för hyresgäster och externa kunder. Ofta portföljens tydligaste kundgränssnitt och ett nyckelerbjudande hyresgästerna

• Affärslogik: Antingen som kommersiell satsning (extern försäljning, dynamisk prissättning) eller som amenity med prioriterad tillgång för hyresgäster.

  
  

Marknadsinsikter

Storbritannien

London är fortfarande epicentrum för den europeiska flexmarknaden. Enligt London Flex Brand Index 2024 betraktas staden som en mogen marknad där fastighetsägardrivna varumärken – ofta kallade Brandlords – vuxit fram vid sidan av etablerade coworking-operatörer.

De första riktigt tydliga satsningarna kom redan i slutet av 2010-talet:

• British Land lanserade Storey 2017.

• Landsec introducerade MYO 2019.

• Shaftesbury utvecklade Assemble kring samma period.

Zoe Ellis-Moore (2022) beskriver hur dessa aktörer kontrollerar varumärket och kundresan men ibland outsourcar driften till tredjepartsoperatörer. Resultaten har varit tydliga: portföljerna har vuxit snabbt, beläggningsgraderna ligger ofta stabilt på 85–90%, och hyrorna kan ligga upp till 20% över traditionella kontor. Därmed har brand-led flex etablerats som en central del av affärsstrategin hos flera av Storbritanniens största institutionella fastighetsägare, ofta integrerat i deras större campusmiljöer i City och West End. Brandlords har en genomsnittlig bekvämlighetsgrad på 6,5, vilket är högre än genomsnittet för andra servade kontorsvarumärken.

Norden

Även i Norden har utvecklingen tagit fart – med liknande logik men anpassad till lokala marknadsförhållanden. Expansionen är mer selektiv, men satsningarna kännetecknas av en stark betoning på hållbarhet, kvalitet och portföljintegration. Några nyckelaktörer:

• Castellum köpte United Spaces 2019, ett etablerat coworking-koncept med närvaro i bland annat Stockholm, Göteborg, Malmö och Uppsala.

• Vasakronan lanserade Arena 2019, idag ett av Nordens mest omfattande nätverk där coworkingytor kombineras med privata flexkontor och en digital plattform för bokning och community.

• Antilooppi (Finland) introducerade POOL 2019/2020, med flera enheter i Helsingfors i samma skala som brittiska coworkingcenter.

• Fabege följde 2020 med WAW (Work Away from Work) – portföljövergripande hubbar – och CoW (Coworking) med privata kontor, mötesrum och service.

• Sponda driver MOW (Mothership of Work) i Helsingfors sedan tidigare, med en community-orienterad profil.

• Alecta Fastigheter (Sverige) har på senare år lanserat egna coworkingsatsningar integrerade i befintliga fastigheter som mervärde för hyresgäster.

Utvecklingen i både Storbritannien och Norden visar att varumärkesledd flex gått från experiment till strategiskt verktyg för att fördjupa kundrelationer, öka fastigheters attraktionskraft och skapa nya intäktsströmmar. Skillnaderna ligger främst i skala och tempo: London är moget och internationellt; Norden karaktäriseras av färre men välutvecklade koncept, med betoning på hållbarhet och hyresgästanpassning.

Brandlord: En strategi som skapar värde på båda sidor om avtalet

Kombinationen av traditionella hyresavtal och flexibla arbetsplatser är kärnan i Brandlord-strategin, där erbjudandet möter hyresgästens föränderliga behov. Logiken är enkel: skapa värde på två fronter samtidigt. Fastighetsägare kan optimera nyttjandet och öka avkastningen, medan hyresgäster får arbetsmiljöer som kan expandera eller krympa i takt med verksamheten.

Fastighetsägaren vinner:

• Starkare värdeskapande: Kompletteras kärnytor med flex ökar nyttjande per kvm. Studier från CBRE och JLL visar att flex kan ge hyror 10–20 % högre än traditionella kontor, med beläggning stabil kring 85–90 % i mogna marknader som London. Enligt GPE ökade annualiserad NOI från deras flexportfölj med 93 % till 19 miljoner GBP.
  
  

• Ökad attraktivitet: Hyresgäster kan hyra en optimerad kärnyta med garanterad tillgång till extra yta i samma byggnad – ofta även på andra adresser. Denna elastiska lösning gör att hyresgästen kan stanna vid tillväxt eller neddragning, vilket stärker konkurrenskraften när efterfrågan på långa, statiska avtal minskat.
  
  

• Längre relationer: Med flexalternativ kan hyresgäster anpassa sin närvaro utan att flytta, vilket minskar vakanserisken. The Instant Group rapporterar att kundrelationer i snitt förlängs med upp till 30 % när flexalternativ integreras i samma byggnad som kärnytan.
  
  

• Snabbare uthyrning och lägre vakanserisk: BXP visar att flexytor hyrs ut betydligt snabbare än traditionell yta – full beläggning på en månad – vilket skyddar kassaflöden under marknadsförändringar och minskar bärrisk på vakanser. Flex fungerar också som ”stötdämpare” i nedgångar – BXPs flexsviter höll sig stabila under covid, när traditionell kontorsbeläggning släpade efter.
  
  

Hyresgästen vinner:

• Lägre risk och bättre kostnadskontroll: Osäkerhet kring yta blir hanterbar. I stället för att över-hyra för framtida tillväxt eller fastna i för stora lokaler kan ytan matchas mot faktiskt nyttjande och kompletteras med flex.
  
  

• Stöd för hybridarbete: Tillgång till hubbar, mötesrum och stödtjänster underlättar koordinering mellan kontor, hem och externa platser. Det stärker medarbetarupplevelsen och arbetsgivarvarumärket i talangkonkurrensen.
  
  

• Tillgång till premiumservice: Flexytor erbjuder ofta gemensam reception, eventytor, lounger och wellness – bekvämligheter som annars vore svåra eller dyra att bära själva.
  
  

• Omedelbar inflytt och skalbarhet: BXPs modell ger ytterligare fördelar: inflytt utan capex för möbler/IT, och enkel expansion eller minskning inom samma byggnad. Särskilt värdefullt för tillväxtbolag, projektteam eller organisationer i förändring.

Genom att kombinera traditionella avtal med flex skapas en symbios. Fastigheten blir ett ”elastiskt band” – stabil när det behövs, flexibel när affären kräver det. För ägaren innebär det högre intäkter och längre relationer; för hyresgästen trygghet, agilitet och arbetsmiljöer för den hybrida eran.

Utmaningar med flex – och hur de hanteras

Värdering och finansiering

Flexintäkter uppfattas ofta som mindre säkra än långa kontrakt, vilket gör banker och investerare mer försiktiga. Urban Land Institute noterar också att flexytor kan vara dyrare att bygga och ibland klassas som vakanta i värderingar. Lösningen är att integrera flex i leasingstrategin och visa hur det stärker intäkterna från kärnytorna. Genom att följa faktisk efterfrågan och nyttjandegrad kan ägare visa att en mix av kärna och flex ökar, snarare än minskar, värdet. Långivare och värderare rör sig dessutom mot operativt kassaflöde/EBITDA-baserade metoder snarare än enbart ERV.

Boston Properties (BXP) förmåga att uppnå 60 % hyrespremier, snabb uthyrning och stark beläggning under svaga marknader visar modellens finansiella bärkraft. Även om flex ofta utgör <1 % av den totala portföljen kan den generera oproportionerligt stor avkastning och stärka byggnadens totala prestation.

Investeringar och transition

En studie av 250 brittiska kontorsägare pekar ut omställningskostnader (52 %), planprocess (33 %) och regelverk (31 %) som största hinder för flex. Därtill saknar 20 % resurser/kompetens för flexibel drift. Rekommendationen är en stegvis ansats: renovera delar av fastigheter för att behålla hyresintäkter under övergången, utforska skräddarsydd finansiering och samarbeta med operatörer/specialister. Flex kan också skapa värde i svåruthyrda delar av en fastighet.

Börja smått, skala gradvis: BXP avsätter ofta bara en våning (eller del därav), ca 2–5 % av byggnadsytan – till flex. Det möjliggör test, kundfeedback och fintrimning innan uppskalning och minimerar kannibalisering av långavtal.

Service och community

Flexhyresgäster förväntar sig mer än skrivbord – de vill ha nätverk, program och hög service. Många fastighetsägare har samtidigt begränsad erfarenhet av communitybyggande. En väg framåt är att rekrytera medarbetare med hospitalitybakgrund eller att engagera erfarna operatörer för kundupplevelsen, samtidigt som ägaren behåller ägarskap över varumärke, prissättning och data. Det här blir särskilt viktigt i större flexenheter där servicekvalitet och kultur är avgörande för retention.

BXP erfarenhet visar att en ”hospitality-lite”-drift ofta räcker långt. Tyngdpunkten ligger på friktionsfri inflytt (turn-key med förprovisionerade möbler, enterprise-IT, Wi-Fi och säkerhet), korta och standardiserade avtal med digital signering, en samlad servicekanal med definierade SLA:er och snabb respons, samt modulära ytor som kan skalas upp eller ned utan omförhandling. Poängen är inte att bygga en tung eventapparat, utan att ta bort friktion och hålla en professionell standard i nivå med klass A-lägen. Effekten blir kortare time-to-occupancy, högre kundnöjdhet och mer stabila, förutsägbara intäkter.

Teknik och administration

Ett flex koncept är i grunden ett mjukvarudrivet erbjudande. För att fungera i skala krävs en sammanhängande digital kedja för onboarding av hyresgäster och deras anställda, åtkomsthantering, enkel bokning, betalning och uppföljning. Traditionella fastighetssystem räcker sällan till: onboarding blir ojämn, mikrobeta­lingar fastnar, behörigheter blir otydliga och beslutsunderlaget bristfälligt. Resultatet blir friktion för användaren och sämre styrbarhet för ägaren.

En utmaning är att hitta en tekniskt lösning som skapar enkelhet för fastighetsägaren, hyresgästen och den anställde så att drift kan effektiviseras. Med en robust teknisk grund blir erbjudandet synligt där efterfrågan finns, bokning och administration blir självklar för användaren – och ägaren får ett styrbart, datadrivet flöde som går att optimera över tid.

Distribution, efterfrågan och enkelhet

I flexaffären avgörs utfallet av två faktorer: synlighet och friktion. Om erbjudandet inte är lätt att hitta blir ytorna underutnyttjade; om bokningsupplevelsen skaver söker sig användarna till öppna kanaler (t.ex. Google/marknadsplatser) och du får plattformsläckage – intäkter, data och kundrelation rinner utanför din kontroll, samtidigt som prislogik och varumärkesupplevelse fragmenteras.

Motdraget är att äga efterfrågeflödet genom en digitalt lösning som kopplar samman hyresgäster och deras medarbetare med hela portföljen. En sådan lösning bör innefatta ett sömlöst bokningsflöde, enkel accesshantering och ett automatiserat betalningsflöde, dynamisk prissättning och kapacitetsstyrning per byggnad och tidsperiod. Resultatet är ett styrbart, datadrivet flöde som gör flex till en lönsam och värdedrivande produkt – högre nyttjandegrad, bättre marginaler och en sammanhållen kundupplevelse som skalar över portföljen.

Från insikt till handling: En startguide för fastighetsägare

Att bygga brand-led flex behöver inte vara en komplex omställning från dag ett. Tvärtom visar erfarenheter från pionjärer i både Storbritannien och Norden att det går att börja i liten skala, testa sig fram och utveckla konceptet över tid.

Här är några principer för att komma igång – och bygga vidare steg för steg:

Principer för att komma i gång:

• Börja enkelt: Testa på en våning, några hundra kvadrat eller i en befintlig coworkingmiljö. Se det som pilot för att förstå efterfrågan och prissättning. Lär och skala.
  
  

• Lär av BXP: Avsätt 2–5 % av byggnadens yta – ofta en våning – till flex. Den mätbara framgången (snabb uthyrning, premiumhyror) validerar den stegvisa modellen.
  
  

• Lär känna hyresgästerna: Kartlägg faktiska behov – möten, projekt, mindre kontor – och anpassa erbjudandet. Inkludera flexoptioner i längre hyresavtal för att driva adoption.
  
  

• Synliggör ”osynliga” hyresgäster: Följ BXPs metod – inventera andrahandsuthyrningar och korttidsbehov i portföljen. Identifiera småföretag i andra hand, korttidsbehov hos befintliga kunder och externa tillväxtbolag som kan dras in.
  
  

• Bygg in flex i portföljen: Gör flex till en naturlig del av totalerbjudandet. Ge tillgång till flera adresser i samma stad. Använd flex för svåruthyrda ytor.
  
  

• ”Plus, inte kontra”: Komplettera långtidsavtal med flex för att betjäna kortsiktiga behov, fånga nya segment och ge flexibilitet vid volatilitet.
  
  

• Håll det modulärt: Investera i flyttbara möbler och lösningar. Låt lounge bli hot-desking – som sedan kan utvecklas till små privata kontor. Tänk ”elastisk byggnad”.
  
  

• Investera tidigt i teknik: Välj plattform som gör upplevelsen sömlös för ägare, hyresgäster och deras medarbetare. Börja med bokning, digitala nycklar, kommunikation; skala mot sensorer och smarta byggnader.
  
  

• Prioritera enterprise-infrastruktur: Leverera säker IT med dedikerade VLAN. Differentierar mot enklare coworking och motiverar premium.
  
  

• Fokusera på hospitality: Börja med värdskap vissa dagar och enkla communityinitiativ. Skala service i takt med efterfrågan.
  
  

• Planera pipeline-effekten: Dagens flexkund kan bli morgondagens långtidskund. Designa flex som relationsmotor och intern inkubator.
  
  

Slutsats

Brandlord-modellen är mer än en trend – den är ett grundläggande skifte mot operativa fastighetsstrategier som prioriterar kundrelationer, flexibilitet och värdeskapande. Pionjärer som Boston Properties, British Land och Vasakronan visar att ägare som omfamnar detta kan uppnå flera mål samtidigt: premiumhyror, starkare lojalitet, lägre vakanserisk och skarpare konkurrensposition.

Bevisen är starka: flex kan generera 20–60 % hyrespremier och hyras ut betydligt snabbare än traditionell yta. Ännu viktigare är att flex fungerar som en relationsmotor som fördjupar banden till befintliga hyresgäster och inkuberar framtida tillväxt. ”Plus, inte kontra” – att komplettera i stället för att ersätta – skapar en robust portföljstrategi som presterar över cykler.

Framgång kräver eftertanke och balans mellan omedelbar avkastning och långsiktig strategi. Börja smått, leverera operativ excellens, investera i rätt teknik och designa för flexibilitet. Se flex som en del av den samlade hyresgästupplevelsen – inte en fristående produkt.

När hybrida arbetssätt cementeras och förväntningarna utvecklas stärks Brandlord-försprånget ytterligare. De ägare som nu integrerar flex under egna varumärken står bäst rustade att fånga möjligheten – och bygga mer resilienta, värdefulla portföljer.

Transformationen från traditionell landlord till Brandlord handlar inte bara om att addera flex – den handlar om att ompröva hela hyresgästrelationen och positionera fastighetsägandet som en dynamisk, serviceorienterad verksamhet. I den nya verkligheten vinner de som kan leverera både den stabilitet hyresgäster behöver och den flexibilitet de alltmer kräver.

Källor och inspiration

Artikeln bygger på en kombination av egna analyser, publika bolagsrapporter och branschinsikter från artiklar, intervjuer och forskning. Centrala källor inkluderar:

• Boston Propertiers: Investerarrapporter, kvartalspresentationer och ledningsintervjuer (2023–2025), offentliga uttalanden av Bryan Koop (EVP Boston), Owen Thomas (CEO) och Doug Linde (President), plus rapportering i Boston Real Estate Times och Boston Business Journal om FLEX by BXP

• Brave Ideas Podcast med Bryan Koop om flexstrategi

• Branschanalyser av JLL, CBRE och CommercialEdge om flextrender

• Allwork.Space – ”UK flex market defies CRE trends with 895% growth” (2024)

• Lexology / Reed Smith – artiklar (2023–2024) om coworking och spec suites

• British Land Annual Report 2025, Landsec Annual Report 2024, GPE RNS-rapporter

• Spacestoplaces.co.uk – London Flex Brand Index 2024

• Zoe Ellis-Moore (2022) om Brandlords framväxt

• www.vasakronan.se, www.antilooppi.fi, www.sponda.fi. www.unitedspaces.se, www.fabege.se

• Branschforskning av Tashi Dorjee om flexdrift

• Urban Land Institute – studier om flexibla arbetsplatser

• The Instant Group – rapporter om flexmarknadens utveckling

• Https://spacestoplaces.co.uk/resources/reports/

• Diverse rådgivares marknadsanalyser